戸建てと違い、マンションの管理は「管理会社におまかせ！」といったイメージがあるかもしれません。
実際には、区分所有者で結成された「管理組合」があり、購入後は誰もがマンション管理の当事者になります。
マンションは大事な資産のため、住民主導の管理組合が理想です。
そのためには運営の効率性などが求められますが、管理組合の「IT化」が課題や問題点の解決に役立ちます。
マンション管理組合の運営における現状のIT化と運用のメリット
管理組合のやりとりに、電話や郵便を使っているケースもいまだ少なくありません。
住民ごとのライフスタイルや活動時間の違いもあり、理事や組合員同士が会議の場以外では、話をする機会が少ない現状もあるでしょう。
メールを活用しているケースもありますが、現状からすぐ取り組めるIT化には、メール以外にも多彩なサービスがあります。
たとえば、情報交換や意見交換には「グループウェア」が役立ちます。
グループウェアとは、組織や会社の情報共有を効率化するためのソフトウェアです。
無料で使えるものから有料プランまで、料金もさまざまです。
目的別に掲示板を立て意見交換などに利用します。
スマホさえあれば、どこからでも参加できるのがメリットです。
仕事の都合で総会や理事会を欠席する人の意見の吸い上げや、スケジュール調整に役立ちます。
管理組合メンバーでの掲示板運用により、コミュニケーションが強化され、住民主導の運営につながります。
グループウェア以外にも、情報共有にはSNSやマンション管理組合専用のウェブシステムがあります。
場所を選ばず参加できる点では、web会議やテレビ会議のシステムも有用です。
また、IT化で忘れてはならないのが「重要書類のデジタル化」です。
現状、多くの管理会社で設計図面や構造計算書などの書類がデジタル化されています。
デジタル化で情報の検索が効率化し、紙と違って劣化しないのもメリットです。
しかし、築年数の経っているマンションでは、管理人室で紙のまま保存されていることも珍しくありません。
重要書類は、大規模な修繕計画ではもちろん、配水管などの修理でも必要になります。
いざというときのために、業者に依頼してデジタル化をしておくと安心です。
マンション管理組合のIT化で気をつけておきたい問題点
IT化には多くのメリットがありますが、同時に問題点もあります。
たとえば、IT化の導入が難しい理由に、住民の年代やITリテラシーの差があります。
パソコンやスマホが苦手な方や高齢の方も参加するには、やっぱり紙の書類や投票用紙が必要です。
IT化しても紙の併用が必要な場合は、引き続き効率化が課題です。
また、掲示板には利用者同士のマナーも大切になります。
IT化を進めるには、ツールごとの運用に注意しながら、区分所有者同士がスムーズなコミュニケーションをはかることが重要と言えそうです。
まとめ
IT化のサービスは、効率化や管理組合の活性化にとても有益です。
導入にあたっては、マンションごとの現状や問題点を把握し、ツールごとのセキュリティーや費用面も検討して、ぜひ最適なIT化サービスを選んでください。
株式会社アリアでは、川崎市のマンションを取り扱っております。
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